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Obligados al cumplimiento de utilizar software que no permita modificaciones

Se aplicará a los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación de las operaciones correspondientes a la actividad de quienes desarrollen actividades económicas.

Será aplicable a los productores y comercializadores de los sistemas informáticos y a los siguientes obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo los usen para una parte de su actividad:

  • a) Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (Sociedades limitadas, anónimas, etc.)
  • b) Contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas (los autónomos sin ser sociedades)
  • c) Contribuyentes del IRNR que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
  • d) Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas (comunidad de bienes, etc.)

 

Características y requisitos de los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación

Los sistemas informáticos deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, e inalterabilidad de los registros de facturación, cumpliendo los siguientes requisitos:

  • Deben generar un registro de facturación de alta, por cada entrega de bienes o prestación de servicios, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura.
  • Deben tener capacidad de remitir información a la Administración tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente los registros de facturación
  • Los datos de facturación registrados, deben quedar protegidos, de manera que no puedan ser alterados.
  • La rectificación o anulación de los datos registrados debe realizarse mediante al menos un registro de facturación adicional posterior, conservando inalterables los datos originalmente registrados.
  • Deben permitir a la Administración tributaria el acceso inmediato y, en su caso, extracción de los datos registrados.
  • Deben proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable.
  • Los datos registrados deberán encontrarse correctamente fechados, indicando el momento en que se efectúa el registro.
  • Deben permitir la trazabilidad de los datos en los casos de descarga, volcado y almacenamiento de los registros.
  • Deben conservar todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
  • Deben contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones: operaciones realizadas, arranque y parada, la entrada y salida de usuarios, errores producidos, instalación y actualizaciones. Este registro de eventos deberá conservarse hasta el periodo de prescripción de las obligaciones tributarias.
  • Los manuales de utilización del sistema informático contemplarán todas sus funcionalidades del sistema informático, estarán en un idioma oficial del territorio de uso y a disposición del usuario y de la Administración tributaria.
  • Deben disociar la información con trascendencia tributaria de la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información con transcendencia tributaria.

 

Usuarios de los sistemas informáticos

Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos para el cumplimiento de la obligación de facturación podrán utilizar un sistema informático que cumpla con los requisitos establecidos en la LGT y en este Reglamento o utilizar la aplicación informativa que ponga a disposición la Administración tributaria.

Podrá utilizarse un mismo sistema informático por parte de diversos obligados tributarios en el ejercicio de su actividad económica siempre que los registros de facturación de cada obligado tributario se encuentren diferenciados.

 

Registros de facturación

Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos para el cumplimiento de la obligación de facturación, deberán generar un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura.

Deberá generarse un registro de facturación de anulación cuando se haya emitido erróneamente una factura y sea por lo tanto necesario anular su correspondiente registro de facturación de alta.

Los sistemas informáticos deberán añadir una huella o hash a los registros de facturación de alta y de anulación. Dichos registros deberán ser firmados electrónicamente.

 

 Certificación de los sistemas informáticos

La persona o entidad productora del sistema informático debe certificar que el sistema informático cumple con lo dispuesto, mediante una declaración responsable que:

  • Deberá constar por escritoy de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones, así como para el cliente y el comercializador en el momento de la adquisición del producto, y ser conservada durante el período de prescripción de las obligaciones tributarias.
  • Podrá ser solicitadapor el cliente o por la Administración Tributaria a la persona o entidad productora o comercializadora del sistema informático.

 

Verificación del cumplimiento de la obligación por parte de la Administración tributaria

La Administración tributaria podrá:

  • Personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema informático, exigir el acceso completo e inmediato a donde resida el registro de los datos, sus copias seguras, su descarga, volcado o copiado, consulta e impresión, el usuario, contraseña y cualquier otra clave de seguridad que fuera necesaria para el acceso completo al sistema informático y a los datos del mismo.
  • Requerir y obtener copia de los registros de facturación conservados.
  • Requerir de los productores o comercializadores de sistemas informáticos la información necesaria para verificar el cumplimiento de los requisitos de los sistemas informáticos.

 

Contenido de las facturas

Será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las facturas que se expidan.

En el caso de facturas generadas por los sistemas informáticos, se deberá incluir:

1.º Un código identificativo de carácter alfanumérico y un código «QR», formados de acuerdo con las especificaciones técnicas y funcionales que se establezcan mediante Orden Ministerial de la persona titular del Ministerio de Hacienda y Función Pública.

2.º Estas facturas incorporarán la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

 

Medios de expedición de las facturas

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura se presumirá acreditada cuando se haya expedido utilizando un sistema o programa informático en conformidad con los requisitos contenidos en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.

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